Понятие виртуального офиса было введено, в основном, для того, чтобы соблюсти некоторые требования, предъявляемые к регистрируемым компаниям в отдельных оффшорных зонах.
Виртуальный офис, по существу, является услугой, предоставляемой специальными фирмами во многих странах мира. При этом, владелец такого офиса имеет доступ к локальной корпоративной сети, в которую он может войти, воспользовавшись возможностями Интернета.
Упомянутый виртуальный офис характеризуется всеми основными атрибутами офиса реального, например, почтовым адресом, телефонным номером и прочим. Владельцы таких офисов, обычно, используют сервис пересылки, который позволяет пересылать документацию и направлять телефонные звонки из одной точки мира в любую другую.
Для нормального функционирования виртуального офиса, чаще всего, требуются специальные программы и менеджеры. Высокий уровень развития современных информационных технологий и компьютерной техники обеспечивают высокую эффективность функционирования виртуальных офисов.
Почтовые и электронные письма, при этом, обрабатываются при помощи программных средств и специального персонала. Финансовые вложения в организацию виртуального офиса сегодня считаются весьма выгодными.
Виртуальные офисы сегодня используются во многих сферах бизнеса. Одной из таких сфер является регистрация компаний в оффшорных зонах. Суть состоит в том, что в отдельных оффшорных зонах при регистрации необходимо предоставлять информацию относительно офиса будущей оффшорной компании. Для упрощения этой процедуры и сокрытия действительных реквизитов компании часто используют виртуальный офис.
Виртуальный офис может быть зарегистрирован очень быстро и без хлопот. Первым делом, необходимо сразу и четко определить цели и задачи создаваемого виртуального офиса. Затем следует произвести все технические работы по созданию такого офиса. Когда виртуальный офис, например, необходим исключительно для регистрации оффшорной компании, то можно отказаться от большинства его дополнительных возможностей. Если виртуальный офис предполагается использовать для обеспечения нормального функционирования зарегистрированной компании, то предварительно следует спланировать объем предстоящей работы и предусмотреть все особенности Вашего бизнеса.
К самым популярным возможностям, которые предоставляет виртуальный офис, относится, так называемый «кол-центр», а также инструменты для обработки почты. Именно эти услуги особенно актуальны для компаний, активно продвигающих свой продукт с помощью рекламы, массовых опросов, различных викторин и прочих современных способов продвижения.
К существенным дополнительным достоинствам виртуальных офисов в оффшорах относится возможность повышения существующего или создание имиджа компании. Такую возможность обеспечивает зарубежный почтовый адрес и телефон компании. Полезный эффект от таких зарубежных реквизитов обуславливается тем, что многие наши соотечественники гораздо охотнее доверяют иностранным компаниям, нежели российским. Таким образом, использование системы переадресации «кол-центров» виртуальных офисов может обеспечить иллюзию общения с зарубежной компанией.